Dalam upaya mewujudkan pemerintah yang baik, tertib administrasi merupakan suatu keniscayaan yang harus dicapai sehingga proses pembangunan dan pelayanan terhadap masyarakat dapat menjadi lebih akuntabel dan transparan, untuk itu Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Tangsel menggelar sosialisasi peraturan pemerintah Walikota Tangsel tentang pedoman pengelolaan arsip dinamis berbasis teknologi informasi dan komunikasi di Serpong Utara, Senin (31/7).
Kepala Bidang Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Nasrul Fuad, menyampaikan, kegiatan ini diikuti sebanyak 130 peserta berasal dari organisasi perangkat daerah (OPD) Kelurahan, UPT Puskesmas, dan UPT Pendidikan se-Kota Tangsel.
“Perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara saat ini dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, termasuk dalam bidang kearsipan yang menurut undang-undang nomor 23 tahun 2014 tentang pemerintah daerah adalah merupakan salah satu urusan wajib yang dilimpahkan kepada pemerintah daerah,”ungkapnya.
Dia mengatakan, arsip dan teknologi informasi dan komunikasi sebenarnya bukan suatu perkara yang baru dikenal, undang-undang 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Sementara Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Yanuar, menjelaskan, kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan.
Selain itu, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan. Namun demikian, pengembangan sistem kearsipan berabias teknologi informasi dan komunikasi harus dapat menjamin bahwa arsip yang autentik andal, dapat digunakan, diciptakan, dijaring serta dikelola dengan standar yang berlaku, dan memenuhi ketentuan hukum serta sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga.
“Pengelolaan arsip elektronik yang baik akan menjamin ketersediaan bukti keputusan serta kegiatan pemerintahan, menunjukan pemenuhan akuntabilitas pecinta arsip, mendukung tugas dan fungsi melalui penciptaan arsip yang andal serta dapat digunakan, berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas kegiatan serta mengurangi resiko dengan menjamin bahwa arsip yang tepat diciptakan untuk mempertahankan dan kontinuitas kegiatan,”ungkapnya.
Pengelolaan arsip elektronik ini diperlukan adanya kesamaan, pemahaman, kesatuan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan sehingga memerlukan pengaturan khusus berupa kebijakan umum sebagai pedoman pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
